¿Cómo llevar una agenda de manera efectiva?

Por allá de 2009 fui testigo de una de las quiebras financieras más grandes que había visto: la mía. Fue una historia muy dolorosa, y no solo en lo financiero, también en lo emocional.

Sin embargo, y haciendo una retrospectiva de esa experiencia, me sirvió mucho para darme cuenta de algunas áreas de oportunidad, que, si las mejoraba, podría revertir dicha quiebra económica.

Precisamente uno de los factores de los que me di cuenta, y que dieron como resultado mi caída financiera,  era la manera tan limitante de manejar mi tiempo, y por supuesto, el hecho de no tener ni la menor idea de lo que era una agenda, ni mucho menos cómo manejarla.

Hoy, cuando alguien me dice que no tiene tiempo, me pongo a pensar que todos tenemos exactamente las mismas 24 horas. El secreto está en la manera en que manejas y gestionas dicho tiempo.

Y, es precisamente, llevando una agenda de manera productiva cómo puedes sacar provecho de tus horas día a día.

En esta guía para llevar una agenda de manera eficiente, te quiero compartir lo que desde mi punto de vista requieres para llevar una agenda y así utilizar tu tiempo de manera óptima y, con ello, enfocarte y caminar hacia tus objetivos personales y profesionales. Empecemos:

Un agenda es una de las herramientas más poderosas y sencillas de usar para poder gestionar tu tiempo. Llevando una agenda de manera productiva puedes recordar citas y eventos importantes, y actividades o tareas qué te acercarán a tus metas personales y profesionales. Así que, desde mi punto de vista, una agenda, no requiere de mucho conocimiento para poder usarla, pero lo que sí requiere, es generar el hábito de organizar tu tiempo con una agenda.

Después de ese suceso financiero que te comenté, en 2010 compré mi primera agenda. Una agenda de pasta dura color negro que compré un restaurante famoso en México. Debo confesar que al principio me costó mucho trabajo administrar y llevar mi agenda, pero poco a poco, formando mi hábito empecé a tener resultados impresionantes, por ejemplo, llegar temprano a mis citas importantes.

Hoy con la tecnología las agendas de pasta dura han quedado obsoletas, y cualquier persona puede llevar una agenda, ya que todos los smartphone tienen en su paquetería una agenda o calendario qué puedes utilizar con un simple click en la pantalla.

En ese sentido puedes utilizar la agenda de tu smartphone para calendarizar fechas, eventos, actividades a realizar, y por supuesto, puedes calendarizar eventos que se repiten diario, semanal, quincenal o mensualmente. Incluso puedes llevar la agenda de tus actividades o eventos familiares, personales y de negocios, y clasificar cada una por colores para diferenciarlos, por lo menos yo así lo hago. Y lo más importante desde mi punto de vista es que puedes sincronizar tu agenda digital a tu computadora y viceversa, e incluso puedes coordinar agendas de diferentes personas ya sean de tu familia o tu negocio. Hoy llevar una agenda es accesible para casi todo el mundo y es muy sencillo hacerlo.

Razones para llevar una agenda hay muchas, aquí te menciono las 5 que para mí han sido las más poderosas para administrar el tiempo mediante mi agenda electrónica:

Ahora que ya conoces la importancia de llevar una agenda y los beneficios que esto puede traerte, te dejo algunas de mis recomendaciones para un mejor manejo de tu agenda:

• Puedes planear tu tiempo de manera semanal, mensual o incluso anual. Con ello tienes una visión de lo que quieres que suceda en el futuro.
  
• Como la agenda está en tu dispositivo o smartphone tienes privacidad de tus actividades y tú puedes decidir a quién compartir dichas actividades.
  
• ¿Te ha pasado alguna vez que escribes una lista de tareas o citas importantes en una hoja o en una libreta y pierdes dicha hoja o libreta? A mí me pasaba eso constantemente. Con una agenda electrónica toda tu información se queda en la nube, y si pierdes tu dispositivo o smartphone, puedes recuperar esa información de manera sencilla.
  

• Cada día tienes la oportunidad de revisar qué tan productiva o productivo fuiste a la hora de realizar tus tareas, tus citas o eventos importantes, y con ello ir mejorando tus hábitos y por supuesto tus resultados.
  
• Y mi preferida, tú vas decidiendo en qué enfocar tu atención, tu energía y tu tiempo, tanto en tus actividades personales, familiares y por supuesto profesionales. Esto te da independencia.
  
  

• En primer lugar, es muy importante que tengas muy claro los objetivos personales, profesionales y familiares que tienes durante el año.
  
• Teniendo tus objetivos de largo plazo, cada semana dedica tiempo a decidir los objetivos de la semana siguiente.
  
• Prioriza cuáles son las actividades clave para alcanzar los objetivos semanales. Las actividades las puedes dividir en actividades personales, familiares y profesionales.
  
  

• Divide esas actividades por colores o claves de tal manera que diferencies cuáles son las actividades personales, cuáles las familiares, y cuáles las profesionales.
  
• Durante la semana utiliza la técnica Pomodoro para dedicarle enfoque las actividades que representan tiempo de oficina y/o labores del hogar.
  
  
  
  

Yo no tengo la memoria suficiente para recordar tantas cosas que quiero hacer durante la semana. Llevar una agenda te ayuda a recordar los eventos, las actividades, las citas y todo aquello que te acercarán día a día a tus metas personales y profesionales.

El rendimiento personal y profesional es directamente proporcional al enfoque, energía y tiempo que utilizas durante la semana. Llevar una agenda te dará la capacidad de decidir en qué quieres enfocar ese tiempo y tu energía, también sabrás cuánto tiempo te queda para ti mismo y para las personas que amas.

Y mi preferida, cuando escribes tus actividades en una agenda dejas de pensar en ello y eso te genera menos estrés y cansancio mental.

Listo, gracias por leer este artículo, deseo que haya sido de utilidad para ti. Recuerda, en cuestión de tiempo todos somos millonarios, pero es importante, si quieres lograr tus metas personales, profesionales y familiares, qué decidas en qué vas a invertir tu enfoque, tu energía, y por supuesto tu tiempo. Decide llevar una agenda y verás cómo tus resultados empiezan a mejorar.